Lo mejor de lo mejor...

En las fechas en las que nos encontramos, comienzos de 1998, podemos asegurar que los responsables de sistemas de información conocen el problema que plantea el año 2000 (año en dos dígitos y bisiesto) e incluso han iniciado las tareas precisas para solventarlo.

El llamado " Efecto 2000" cuenta con varias posibles soluciones y en cada caso hay que determinar qué estrategia se va a seguir para que los sistemas funcionen correctamente llegado el año 2000.

Si tuviéramos que describir el " Proyecto Año 2000" brevemente, destacaríamos su gran componente manual.

Del estudio de la situación de partida en cada instalación se elige el modo de resolver el problema, para estas tareas existen herramientas que ayudan, pero no realizan el trabajo automáticamente. Tampoco las correcciones en los programas y/o datos y las pruebas son totalmente automatizables.

Así pues, dado que la puesta a punto de los sistemas para el año 2000 es un proceso que se basa en la intervención de personas, debemos tratar de contar con personal con experiencia o que conozca los sistemas y sobre todo calcular bien la duración de los trabajos. Para llegar a tiempo una sabia medida a tomar es tratar de terminar el proyecto unos cuantos meses antes del 2000 para hacer frente en este periodo a posibles eventualidades.

Todas las instalaciones y los edificios actuales suelen contar con equipamientos físicos que incorporan dispositivos electrónicos o microprocesadores que pueden verse afectados. Aquí se trata de examinar todos los dispositivos y proceder a la sustitución de los elementos afectados. Recordemos que ordenadores, relojes, ascensores, controladores de iluminación, sistemas telefónicos, contestadores, faxes, sistemas de seguridad, fotocopiadoras... son susceptibles a fallos llegado el año 2000.

Aún en el supuesto que hayamos corregido nuestros sistemas de información y sustituido los equipos físicos afectados debemos tener preparado un plan de contingencias ante fallos y estar preparados para afrontar posibles demandas por perjuicios.

Los servicios y los suministradores externos

En cualquier organización de tamaño medio o grande lo más probable es que se tenga que contar con apoyo externo para realizar el Proyecto Año 2000 en todas o algunas de sus fases. El factor tiempo tan importante en este proyecto (recordemos que pocos proyectos de desarrollo, mantenimiento o implantación acaban en la fecha prevista) puede hacer recomendable la utilización de servicios externos ya sean en forma de recursos humanos o de equipamientos físicos para conversiones y pruebas. Un servicio externo puede proporcionarnos experiencia en proyectos similares y conocimiento de herramientas disponibles que con la sola formación de nuestro personal difícilmente conseguiríamos conseguir a tiempo.

Las empresas que ofrecen soluciones 2000' en forma de consultoría, asistencia en programación, herramientas... van a experimentar una gran demanda en los próximos meses por lo que los contratos que firmemos deben especificar lo más posible los trabajos a realizar e incluir cláusulas que garanticen por ejemplo la estabilidad de los equipos, la experiencia en las plataformas y lenguajes de nuestra instalación así como garantías de que el trabajo contratado va a resolver el problema.

Hay que tener presente que no se debe confiar en exceso en los servicios externos y salvo en casos excepcionales no es recomendable contratar una externalización total del Proyecto Año 2000. La organización propietaria de los sistemas de información es quien mejor los conoce, es la responsable de su funcionamiento y quien responderá ante posibles fallos.

La envergadura del Proyecto 2000 (hay que revisar todos los Sistemas de Información, corregir y probar los afectados e implantar los sistemas corregidos) aconseja dividir el proyecto en fases y contar con una gestión del proyecto que garantice que los recursos serán bien utilizados y que se cumplan los plazos previstos. Es aconsejable que la Gestión del Proyecto Año 2000 se realice con recursos propios pero si la complejidad de la instalación obliga a contar con ayuda externa para la gestión del proyecto debemos recordar que los que responderemos ante los fallos seremos nosotros y que por muchas cláusulas de garantía o penalizaciones que incluyamos en los contratos no se puede asegurar que los sistemas funcionarán bien en el año 2000.

Hasta el momento hemos hablado de los equipos físicos, software empotrado y aplicaciones a medida de nuestras instalaciones. Vamos a dedicar en este apartado unas líneas para referirnos a los sistemas operativos, middleware, sistemas de gestión de bases de datos, paquetes de software y cualquier otro software suministrado externamente Qué hay que hacer con este software? La respuesta es sencilla: hay que ponerse en contacto con nuestros suministradores para conocer si las versiones que tenemos en nuestra instalación van a ser corregidas caso de estar afectadas y en qué fechas podremos disponer del software para incorporarlo a nuestra instalación. Puede ocurrir que no en todos los casos el software de nuestra instalación vaya a ser conforme al Año 2000 y puede que el suministrador nos obligue a migrar a las últimas versiones de su software. Así pues, esta es otra pieza más a tener en cuenta en el Proyecto Año 2000.

El funcionamiento habitual y la relación con otros proyectos

Esta es una de las mayores dificultades que presenta el Proyecto Año 2000. No podemos > congelar nuestra instalación mientras se procede a solucionar el problema del 2000. Los sistemas requieren al menos su mantenimiento correctivo habitual y aunque en la medida de lo posible se evitarán nuevos desarrollos, migraciones, etc. a veces no se podrá evitar la coincidencia temporal como puede ocurrir en el caso del Euro.

No hay una solución más idónea que otra y dependerá de la instalación concreta el abordar los dos proyectos separada o simultáneamente. Lo que es indudable es que hay sinergias: inventario detallado de aplicaciones, método o proceso de cambios y pruebas, herramientas, en definitiva, la experiencia adquirida en el Proyecto Año 2000 puede ser muy útil en el Proyecto Euro. En general en las Administraciones Públicas se abordará antes el Proyecto Año 2000 y en las entidades financieras el Proyecto Euro.

Sin embargo, en todos los casos será preciso establecer un plan de sustitución de los sistemas o aplicaciones ya corregidas y realizar los puentes necesarios para que los sistemas ya corregidos funcionen temporalmente con los no corregidos. El plan de sustitución de los sistemas ya corregidos se determinará en función de las relaciones entre nuestros sistemas, de las relaciones con los sistemas de información de otras organizaciones y de la disponibilidad del software conforme con el 2000 de suministradores externos.

Método de trabajo

El gran volumen de tareas a realizar, el coste y el limitado plazo de tiempo para realizarlas requiere un procedimiento específico de trabajo.

Como ya hemos indicado anteriormente es recomendable dividir el trabajo en fases y establecer una gestión muy eficaz del proyecto.

Si no se cuenta con un proceso y herramientas de gestión de configuración; control de cambios y de versiones, es posible que nos perdamos por el elevado número de programas y ficheros a modificar y el elevado número de personas de la organización o contratadas que van a intervenir, las relaciones entre elementos cambiados y no cambiados, el mantenimiento habitual, etc.

Puede ser necesario establecer un proceso de gestión y el aseguramiento de la calidad, a veces las pruebas no son suficientes para asegurar el funcionamiento correcto de los sistemas al llegar el año 2000.

Aunque la nomenclatura y división pueda variar las fases del Proyecto Año 2000 serán:

Inventario completo y detallado de los recursos software y hardware de la instalación

Estimación de recursos, Estrategias y Plan de Trabajo con prioridades

Realización de los cambios y las pruebas e implantación de los sistemas modificados

 

Inventario completo y detallado

Para las aplicaciones será preciso conocer su localización, tamaño, elementos que la componen, lenguaje, interfaces con datos y con otras aplicaciones, estado de documentación, si están o no explotación, correspondencia de los objetos con las fuentes.

Al tiempo habrá que localizar todas las referencias o fechas en las preguntas y en los datos, esta tarea puede ser compleja y además de las herramientas será preciso contar con la ayuda de los responsables del desarrollo o mantenimiento de estas aplicaciones. Las herramientas más interesantes son aquellas que disponen de criterios de búsqueda o reglas estándar a las que se puedan incorporar nuestras propias reglas que podrán basarse en el nombre de los campos o de las variables o en el formato (tipo, longitud, máscara). También son útiles las herramientas que además de localizar las variables afectadas informan sobre su propagación en programas y rutinas.

La realización del inventario puede llevar bastante tiempo y puede producir resultados inesperados.

Por otra parte será preciso inventariar los recursos hardware y el software de suministradores externos.

Estimación de recursos, Estrategias y Plan de Trabajo

Una vez realizado el inventario, mediante un proyecto piloto y extrapolando sus resultados o bien analizando todos nuestros sistemas exhaustivamente, estaremos en condiciones de calcular el impacto del problema en nuestra instalación con un margen de error razonable y proceder a la estimación de recursos físicos y humanos y experiencia requerida para adaptar nuestros sistemas.

También estaremos en condiciones de decidir qué técnica se va a utilizar en función del coste y la criticidad de las aplicaciones: expansión de datos, codificación de datos, ventanas... Las normas: cláusulas tipo, formatos de intercambio de información... Las herramientas a utilizar.

Por último estableceremos el plan de trabajo para la corrección e implantación con las tareas, el calendario de realización y la distribución de los recursos. Habrá que establecer prioridades y grupos de aplicaciones homogéneas atendiendo a su criticidad y a su relación con el resto de las aplicaciones o su funcionalidad. Es muy importante obtener una planificación detallada que sea la base para la gestión de nuestro proyecto tanto por la cantidad de elementos a corregir como por el gran número de personas que intervendrán en el proceso: personal directivo, usuarios, responsables de las aplicaciones, jefes de proyecto, personal de desarrollo o mantenimiento propio o externo, personal de explotación, técnicos de sistemas...

Realización de cambios, pruebas e implantación

Dado el escaso tiempo del que disponemos para realizar los cambios, siempre que sea posible, la conversión deberá acometerse utilizando herramientas.

Habrá que realizar una elección previa de una o varias herramientas para lo que podremos contar con ayuda externa que posiblemente tendrá experiencia en la utilización de varias herramientas.

Hay herramientas con distintas funcionalidades: estimación, planificación, desarrollo, mantenimiento, gestión de proyectos, gestión de configuración, gestión de calidad..., algunas de ellas han sido adaptadas y sirven de ayuda a la realización del Proyecto Año 2000: Analizadores de código, conversores de programas y datos, simuladores para pruebas, etc.

Hay que advertir que la utilización de herramientas no es suficiente para dar solución al problema del 2000, no hay ninguna que automatice la totalidad del proceso, la mayor parte de las herramientas son para COBOL y MVS, aunque van apareciendo para otros lenguajes y sistemas operativos y van mejorando sus prestaciones continuamente. Las herramientas más completas son complejas y precisan de formación para su utilización. El entorno operativo de la herramienta debe ser considerado antes de tomar una decisión.

El esfuerzo de realización de pruebas es uno de los más importantes del proyecto, puede ser incluso mayor que el de corrección. Es fundamental contar con datos de prueba lo más completos posibles. Como en algunos casos es necesario modificar la fecha del sistema para realizar pruebas, siempre que sea posible se recomienda usar un sistema distinto para pruebas.

Las pruebas unitarias de integración pueden ser realizadas externamente. Las pruebas del sistema y de aceptación se realizarán preferentemente en la propia instalación. Las pruebas variarán según la técnica de conversión utilizada: expansión, ventanas, compresión.

Acciones del Consejo Superior de Informática (http://www..map.es/csi/pg7020.htm)

El Consejo Superior de Informática en cumplimiento de su misión coordinadora de la informática de la Administración General del Estado ha llevado a cabo las siguientes acciones:

. Jornada de sensibilización e información: A El Euro y el Año 2000 en los sistemas de información de las Administraciones Públicas . Se celebró el 15 de octubre de 1997 y se trataron entre otros los Aspectos organizativos y presupuestarios de ambos problemas, las Estrategias para la adaptación al 2000 y al EURO, las soluciones metodológicas y de herramientas. Además pudimos conocer la problemática en la Agencia Estatal de Administración Tributaria de la introducción de la moneda única y en la Gerencia Informática de la Seguridad Social de la adecuación de sus sistemas al 2000.

. Información y seguimiento permanente a través de las Comisiones Especializadas del Consejo: CIABSI (Comisión Interministerial de Adquisición de Bienes y Servicios Informáticos) y COAXI (Comisión Nacional para la Cooperación entre las Administraciones Públicas en el Campo de los Sistemas y Tecnologías de la Información) de las actividades e iniciativas y de los proyectos 2000 y EURO tanto en las Administraciones Públicas como en el sector privado, así como el seguimiento de productos y servicios disponibles en el mercado para ayudar en el proceso de adaptación.

. Establecimiento de sendas cláusulas tipo 2000 y EURO aplicables a los contratos firmados técnicamente por la CIABSI ya sean suministros o contratos de servicios.

. ASÍ 2000: " Adecuación de Sistemas de Información al 2000".Se trata de un método común que ayudará a resolver el problema del 2000. Estará disponibles en Enero de 1998.

. El Instituto Nacional de Administración Pública ha realizado durante 1997 y va a realizar en 1998 cursos sobre la adaptación al EURO y al 2000 de los sistemas de información de las Administraciones Públicas.

. A lo largo de 1998 se realizarán acciones de información, apoyo y difusión al proceso de adecuación al 2000 y de seguimiento del proceso en la Administración General del Estado.

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